最近では、AIを活用し業務を効率化する企業が増えています。実際、製造業では組み立てや検品、物流業では荷物分配やルート選択、医療では画像診療などで、AIが利用されています。
このページでは、AIの導入が進む背景や、効率化できる業務の種類、事例などを解説します。また、AIを活用している企業の事例もあわせて紹介します。 AIを活用することで従来よりも作業の手間や時間を省くことができるだけでなく、生産性を向上させることが可能です。 AIを導入し業務効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
AIの活用が求められる背景
なぜ、多くの企業がAIの活用が求められるのでしょうか？AIを使う背景は以下の3つが挙げられます。
働き方改革の推進
1つ目の背景は、働き方改革の推進です。
日本政府が推進する働き方改革では、長時間労働の是正や労働生産性の向上、そしてワークライフバランスの実現を目指しており、それらの達成には、従来の業務プロセスを根本的に見直し、効率化を図る必要があります。
また、働き方改革による有給休暇取得促進や残業時間削減により、企業は業務時間の短縮を迫られ、その結果、従来の生産性を維持することが困難になりつつあります。
そのため生産性の維持と向上を目的として、多くの企業がAIの導入を進めています。AIを活用し業務を効率化することで、単に業務時間を短縮するだけでなく、従業員がより創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境を作ることが可能です。
また、労働生産性が向上し業績を改善することで、結果として従業員の満足度を向上させることが可能となります。このような背景から、AIを導入する企業が増えています。
人材不足への対応
2つ目の背景は、人材不足への対応です。
現在、日本における出生率は年々、減少し続けておりており、少子高齢化が進行しています。そのため、労働人口が減少して企業も人材確保が難しくなっています。
加えて、物価の高騰や最低賃金の引上げ、社会保険料の増加など、企業への経済的な負担が増えたことから、企業は採用に対し慎重になっています。
このような、限られた人材の中から自社に適した人材を確保することが難しくなるだけではなく、採用におけるミスマッチを防ぐことが人材不足を加速させています。
そこで注目されているのがAIの活用です。AIはコストが人件費と比べ安く、人件費の削減だけではなく人材不足の解消も両立できます。
例えば、製造業では、AIを搭載したロボットが人間の作業者に代わって製品の組み立てや検査を行うことで、人手不足を補っています。さらに、小売業では、AIを活用した需要予測や在庫管理システムにより、人手不足を補完しています。
また、AIの活用は単に人手不足を補うだけでなく、従業員の知識や専門性を高めることが可能です。例えば、従来では経験を基にした需要の予測と、それに伴う在庫管理や発注など、知識や経験がある従業員が必要でしたが、AIによるデータ分析支援ツールなどを導入することで、一般の従業員でも、それらの業務を行えるようになります。
このように、人材不足という社会的課題に対する解決策としてAIを導入する企業が増えています。
技術の進歩と市場の変化
3つ目の背景は、技術の進歩と市場の変化です。
AI技術は日々進化し続けており、以前では対応が難しかった業務でもAIで代替できるようになり始めています。また、AIの性能が向上したことで、AIの導入や活用を見送っていた企業がAIに再注目するようになりました。 例えば、以前まではAIに文章を生成させると、機械が作成したような不自然な文章が生成されていましたが、最近では人が作成したような自然な文章を生成させることが可能となっています。
また、技術が日々進歩するように、市場が常に変化するため、その変化に対応するべくAIの導入が進んでいます。インターネットの普及により消費者の購買行動やニーズが変化しているだけでなく、情報過多やトレンドも日々変化し続けています。企業は、それら市場の変化にいち早く対応し、状況に合わせたマーケティングや営業を行うため、AIの導入が進んでいるといえます。
AIを利用するメリット
こちらでは、AIを利用することで得られる4つのメリットについて解説します。
業務を効率化できる
1つ目のメリットは、業務を効率化できることです。
AIを活用することで、業務の自動化やプロセスの最適化が可能になります。例えば、文章の作成やデータ入力などの定型作業を人ではなくAIに任せることで、作業にかかる時間を短縮することができ、全体的の業務効率化ができます。また、AIはクオリティを一定に保ちながら作業を遂行するため、エラーも減少します。
また、チャット型AIを利用すれば、顧客対応の自動化や、業務負担を軽減することも可能です。このように、AIを導入することで、人為的なミスやミスによる訂正作業、訂正にかかる時間を削減し、作業の質を向上させ、業務を効率化できます。
属人化を解消できる
2つ目は、属人化を解消できることです。
属人化とは、業務の遂行が特定の担当者に依存してしまうことを指します。専門知識や業務経験がある担当者でなければこなせない業務があると、その担当者が離脱してしまった場合、その業務が停止してしまう可能性があります。
また、担当者が休暇や病気で欠勤の場合も、一時的に業務が滞ってしまいます。AIにそうした経験者の知識や業務のノウハウを学習させ、社員教育に活かすことで、誰でもそうした知識や経験が求められる業務に取り組むことができます。
コストを削減できる
3つ目は、コストを削減できることです。
例えば、これまで人が行っていたデータ入力や分析、顧客対応などをAIに代替させたり、AIによる需要予測や在庫管理、生産ラインの自動化をしたりすると人件費のコスト削減ができます。
さらに、AIは人為的なミスを減らし、品質向上も可能です。例えば、製造業ではAIによる検品システムを導入することで、不良品の発生率を下げ、品質管理にかかるコストを削減できます。
AIは、導入に必要な初期費用こそ必要ですが人件費や時間といったコストを大幅に削減できるという大きなメリットがあります。
生産性の向上
4つ目は、生産性の向上ができることです。
AIは、単純作業や定型業務を自動化することで、同じ時間でより多くの成果を生み出すことができます。また、AIは、人と比べて疲労や体調不良、集中力の低下などがないため、一定の品質を担保しながら作業を継続することができます。
例えば、これまで手作業で行っていたデータ入力や資料作成などの庶務をAIに任せることで、人はより分析や企画立案など求められてる業務に時間を割くことができます。このように、AIを導入することで生産性が向上し、同じ人員でもより多くの価値を創出できるようになります。
AIで効率化が可能な7つの業務
こちらでは、企業がAIを導入して効率化できる7つの業務を紹介します。
問い合わせ対応
1つ目は、問い合わせ対応です。
カスタマーサクセスのような現場では、チャットボットや音声認識などのAIを用いることで、24時間365日、顧客対応が可能となります。例えば、よくある質問（FAQ）の自動回答や簡単なトラブルシューティングの一次対応にAIを導入することで、人間のオペレーターは不要な課題の切り分けなどをやらなくて済むようになります。
その結果、担当者による対応の差異や知識不足による誤った回答などが出にくいこともあり、顧客の満足度も向上し効率化させることが可能です。
予知保全・予防保全
2つ目は、予知保全・予防保全です。
予知保全・予防保全とは、機械や設備の故障を未然に防ぐための取り組みです。機械部品や精密機器、原材料、食品などを生産する工場の機械では、長期間使用していると、何らかの不具合が発生する可能性が高くなるため、定期的なメンテナンスや設備点検などが必要となります。
そのような現場にAIを導入すると、AIを搭載したセンサーが機械や設備の状態をデータとして収集・分析し、不具合を早期に検知することが可能です。 例えば、製造業では機械の振動や温度データをAIが解析し、故障の兆候を検出することで、計画的なメンテナンスを可能としています。
このように、予知保全や予防保全にAIを活用することで、修理コストの故障による業務への悪影響や生産停止、削減が期待できます。
生産管理
3つ目は、生産管理です。
材料の発注や品質管理、在庫管理といった生産管理において、AIを活用すると在庫の情報や販売情報をリアルタイムで確認できるため、在庫の過不足や超過といった問題を解決できます。
また、生産ラインのデータをリアルタイムで収集・解析することで、需要予測や生産スケジュールの調整を迅速に行えるようになります。例えば、食品業界では、消費者の購買パターンをAIが分析し、需要のピーク時に合わせた生産計画を立てることで、廃棄ロスを最小限に抑えることが可能です。
このように、AIを活用することで過剰在庫や欠品を防ぎ、資源の無駄を削減することができます。
人事評価や採用
4つ目は、人事評価や採用です。
2020年、防衛省が人事評価や人事異動にAIを採用したことがニュースに取り上げられたように、企業や官庁などの人事評価にAIが採用されています。
引用元:https://news.tv-asahi.co.jp/news_politics/articles/000173122.html
一般企業の人事評価でAIを活用することで、従業員のデータを分析して数値化し、公平で客観的な評価が可能になります。これにより、偏りのない評価基準が確立され、従業員からの不満を減少できます。 また、企業と人材のマッチングにおいても、AIを利用する企業が増えています。
応募者の経歴や求職内容の傾向などを解析し、企業側だけでなく求職者側にも最適な候補者や企業をサジェストすることができ、採用活動期間の短縮や適切な人材の確保を実現しています。
画像や動画の生成と編集
5つ目は、画像や動画の生成と編集です。
Webサイトに挿入する画像やYoutubeなどに投稿する動画などの、編集や生成にAIを活用することでデザインの時間と手間のかかる作業を自動化でき、業務の効率化が可能です。
例えば、Webページの画像作成に生成AIを活用すると、記事の内容に沿ってイメージに近い画像を生成してくれます。さらに、画像や動画作成の知識がなくても、AIツールを使えば簡単にコンテンツを作成できるので業務効率化に繋がります。
プログラミング
6つ目は、プログラミングです。
HTMLやCSSといった専門知識が必要なプログラミングの分野においても、AIが活用されています。 AIは、サイト運営に必要なHTMLやPHP、アプリケーションやシステム開発に使われるPythonなどのプログラミング言語のコードを自動生成が可能です。
例えば、Webページを丸ごと自動で作成することはできませんが、AIがHTMLやCSSコードといった必要なコードを生成してくれます。このように、AIは知識と時間が求められるプログラミングにも利用されています
文章の作成や文字起こし
7つ目は、文章の作成や文字起こしです。
Webサイトやブログの運営に必要な文章をAIに任せている企業も多くいます。AIライティングツールや生成AIを活用すると、数千文字から一万文字程度の記事を数時間程度で生成させることが可能です。
これらをAIに任せれば、数日かかってた記事が1日で記事公開できるので、業務の生産性が上がります。また、会議やインタビューなどの音声データの文字起こしも、AIに任せることが可能です。このように、AIを活用するとライティングや議事録作成といった業務の効率化ができます。
AIで業務が効率化された事例
こちらでは、実際に業務でAIを活用し、効率化に成功した5つの事例を紹介しています。
カスタマーサポートでのAIチャット
引用元:https://wena.jp/support.html/
1つ目の事例は、カスタマーサポートでのAIチャットです。
最近では、WebサイトでAIチャットボットによるカスタマーサポートを導入している企業を目にする機会が増えています。 例えば、SONYでは従来の電話やメール、LINEなどのコミュニケーションチャネルに加えて、AIを活用したチャットボットサービスを導入しています。
ユーザーが購入した商品のカテゴリーを選択すると、対話型のチャットが表示され、質問を入力できます。その後、製品の型番や具体的な症状を入力すると、AIが膨大なデータベースを瞬時に検索し、最適な解決策や対応方法を提案してくれます。
このようなAIチャットボットによるカスタマーサポートは、SONYに限らず、多くのメーカーや企業で採用が進んでおり、顧客対応における業務効率化に大きく貢献していることが分かります。
契約書の自動処理
引用元:https://www.cloudsign.jp/case/2024/05/09/gotop/
2つ目は、契約書の処理にAIを活用した事例です。
契約書は、取引先と業務を進める上で不利益が出ないようしっかりと確認する必要があります。 その際に、契約書は法律や専門的な用語、複雑な条文が多いため人間だけでチェックするには限界があります。弁護士へ依頼すると、費用は高くなってしまいます。また、社内で契約書をチェックする場合では手間と時間がかかってしまいます。
そのような契約書の管理や処理にAIを使うと、弁護士への依頼費用を抑えられるだけでなく、社内のチェック時間も短縮することが可能です。 例えば、株式会社ゴートップでは、このツールを導入したことで、法務担当者1名を雇用するコストより安い価格で契約書業務チェックを完遂できるようになりました。
このように、契約書の処理にAIを導入したことで、記入漏れや記載内容の不備といったリーガルチェックができ、人件費や時間といったコストも削減することが可能です。
経理書面の自動処理
引用元:https://www.freee.co.jp/accounting/
3つ目は、経理書面の自動処理です。
2022年に改正された電子帳簿保存法により、それまで紙で保存していた請求書や契約書などの書類を電子データで保存すれば良くなりました。また、2023年に施行されたインボイス制度によって、請求書の発行数が増えることなどから、経理業務のデジタル化が進んでいます。
しかし経理業務のデジタル化には、膨大な書類の電子化する手間やデータ入力によるミスなどの課題がありました。 株式会社ハウテレビジョンはFreee会計を導入すると、申請や給与計算で2日程度かかっていた確認作業を、わずか1時間程度で完了できるよう効率化できました。さらに、他の業務も含めると、月35時間程度の業務時間削減につながっています。
このように、AIを経理業務に導入することで、業務を効率化できる以外にも自動振り分け処理が行われるため、人が処理すると起こりえた記載漏れなどの失敗もなくなります。
運送業の荷物仕分け
引用元:https://www.yamato-hd.co.jp/news/2021/newsrelease_20210803_1.html
4つ目の事例は、運送業の荷物仕分けです。
ネットで商品を購入するユーザーが増えたことにより、宅配便の需要が上がりドライバー不足が問題となっています。そんな運送業界では、AIを導入することで入荷から仕分け、出庫までの作業を効率化することに成功しています。ヤマトホールディングス株式会社は、ビッグデータとAIを活用した、配送業務量を予測するシステムと適正配車を行うシステムを開発し導入しています。
また、ドライバーにとって一度配達に行ったものの、不在だと再配達が必要になりますが、AIがあらかじめメールなどで玄関前などへの置き配や自宅以外での受領など提案することで、再配達の発生数を軽減しています。 これにより、ドライバーは効率よく荷物を配送できるようになり、顧客も希望する形で荷物を受け取ることができるようになりました。
医療現場の診断や治療
引用元:https://intro.dr-ubie.com/
5つ目は、医療現場の診断や治療です。
医療現場では、少子高齢化に伴い高齢の患者さんが増えています。そのため、病院の待ち時間が長くなる傾向にあります。また、問診では、高齢の患者さんをはじめ、聞き取りに時間がかかるケースが多く、看護師の負担が大きくなっています。
そんな中、AI問診やAI予約システムの導入で業務効率化することに成功しています。例えば、医療法人豊田会 刈谷豊田総合病院ではユビーAI問診を導入したことによって、患者さんへの聞き取り時間の短縮や保険証の情報などが事前に取得し、事前にカルテの作成が可能となり、待ち時間の短縮に繋がっています。
このように、AIが看護師や医師の業務を代替し、効率化させられれば、医療の精度を向上させ、負担の大きな業務を軽減することにつながるはずです。
まとめ
AIの導入は、さまざまな業界において業務の効率化を向上させる可能性を秘めています。
これまで見てきたように、カスタマーサポートから医療現場に至るまで、AIは既に効果的に活用されており、多くの企業や組織にとって不可欠なツールとなっています。 AIを活用することで、業務の効率化、人的ミスの削減、コストの削減といったメリットを享受することが可能です。 また、今後はAIの技術が進歩することでさらなる業務の効率化が期待されます。
今は、さまざまなAIツールが登場し、無料で使える機能もあります。これを機にAIツールを使って業務効率化をさせていきましょう。
以下のページでは、AIツールについて詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。
